Как организовать корпоратив на 40 человек: пошаговый чек-лист

Корпоратив на 40 человек — это уже не «посидеть отделом», а мероприятие, которое нужно планировать. Ниже порядок действий, проверенный на десятках вечеров, которые мы провели у себя в зале.

Шаг 1. Определите дату и сразу проверьте её у площадок

Дата решает всё. Пятницы и субботы декабря разбирают с сентября, и к ноябрю выбор сводится к «что осталось». Если вы гибкие по дате, у вас сильная позиция: будние дни почти всегда дешевле, а зал вы получаете тот же самый.

Практический совет: держите в голове два-три варианта даты и обзванивайте площадки сразу со всеми. Так вы не потеряете неделю на переписку с одним рестораном, который окажется занят.

Шаг 2. Считайте бюджет на человека, а не общей суммой

Общая сумма пугает и ни о чём не говорит. Считайте на гостя — так вы сразу поймёте, вписываетесь ли в бюджет компании.

Из чего складывается сумма на человека:

• еда: закуски, салаты, горячее, десерт
• напитки: безалкогольные и алкоголь
• аренда зала или депозит
• развлечения: ведущий, музыка, фотограф
• оформление, если оно нужно

Самая непредсказуемая строка — бар. Именно он чаще всего выносит смету за пределы плана.

Шаг 3. Уточните, можно ли со своим алкоголем

Это главный способ сэкономить на корпоративе. В ресторане наценка на крепкий алкоголь обычно кратная, и на компании в 40 человек разница получается в десятки тысяч рублей.

Спрашивайте прямо: можно ли привезти своё и берут ли за это пробковый сбор. У нас, например, крепкий алкоголь можно со своим и пробкового сбора нет — с воскресенья по четверг при минимальном чеке 2 000 ₽ с гостя.

Шаг 4. Решите вопрос с развлечениями

Тут два пути. Первый — нанимать ведущего, диджея, артистов: дороже, зато сценарий под вас. Второй — выбрать площадку, где развлечение уже встроено.

Караоке-ресторан закрывает этот вопрос сам собой: сцена, звук, свет и микрофоны уже в зале, программу придумывать не нужно. Люди поют сами, и вечер раскачивается без пауз и без конкурсов с шариками.

Шаг 5. Задайте ресторану семь вопросов до предоплаты

• Закрывается ли зал полностью или в нём будут другие гости
• До скольки работает ресторан в вашу дату
• Что входит в депозит и что считается сверху
• Можно ли со своим алкоголем и есть ли пробковый сбор
• Есть ли звук, свет, микрофоны, проектор — и входят ли они в стоимость
• Сколько времени даётся на подготовку зала и оформление
• Какие условия отмены и переноса

Последний пункт игнорируют чаще всего, а зря: планы компаний меняются, и лучше заранее знать, что будет с предоплатой.

Шаг 6. Согласуйте меню заранее

За неделю до мероприятия кухня должна знать точное количество гостей и финальное меню. Оставьте запас на вегетарианцев и аллергиков — обычно это один-два человека из сорока, но узнать об этом в день вечера неприятно всем.

Если среди гостей будут дети, спросите про детское меню. Отдельные детские порции почти всегда дешевле и уместнее взрослых.

Коротко

Начните с даты, считайте бюджет на человека, обязательно уточните вопрос с алкоголем и выбирайте площадку, где техника уже есть. Это три решения, которые сильнее всего влияют и на итоговую сумму, и на то, как пройдёт вечер.

Если планируете корпоратив в Новокузнецке — позвоните нам, подскажем по свободным датам и посчитаем смету под ваш бюджет.